Inžinierska kancelária prešla za šesť týždňov z Excelu do Odoo

Východisková situácia

Pätnásť inžinierov a administratívnych pracovníkov, desiatky paralelných konštrukčných projektov, žiadny centrálny systém. Ponuky vznikali vo Worde zo starých ponúk, hodiny žili v osobných excelovských súboroch, faktúry sa písali, keď si niekto spomenul, a daňový poradca dostával šanóny PDF. Ktoré projekty zarábajú, nevedel nikto pred ročnou závierkou – príliš neskoro na reakciu.

Čo sme urobili

• Týždeň 1 – scoping. Jeden workshop, jedna ponuka s pevnou cenou: CRM, predaj so šablónami ponúk, projekty, výkazy hodín, fakturácia. Nič viac – účtovníctvo ostáva u daňového poradcu.
• Týždeň 2–4 – konfigurácia. Šablóny ponúk postavené z piatich najčastejších typov zákaziek; hodinové sadzby a fázy projektov nakonfigurované; tri roky zákazníkov a otvorených projektov importované z Excelu.
• Týždeň 5 – export kompatibilný s DATEV. Fakturačné dáta vo formáte, ktorý načíta softvér daňového poradcu – žiadna migrácia účtovníctva, žiadne narušenie compliance.
• Týždeň 6 – školenie a spustenie. Dve poldňové školenia: jedno pre inžinierov (výkazy, projekty), jedno pre kanceláriu (ponuky, faktúry). Ostrá prevádzka od pondelka.

Výsledok

Ponuky odchádzajú ešte to isté dopoludnie – zo šablón, za tri hodiny namiesto dvoch dní. Hodiny pristávajú na projektoch denne, takže plán verzus skutočnosť je viditeľný za každý projekt každý týždeň, nie raz do roka. Mesačná fakturácia je jedno popoludnie kontroly návrhov vygenerovaných z výkazov. A keďže ide o Odoo Community, 12 pracovných miest stojí 0 € na licenciách – celý rozpočet išiel do konfigurácie a školení.

„Prvýkrát vieme, ktoré projekty zarábajú, kým ešte bežia – nie o rok neskôr v závierke.“

Riadiaci spoločník, inžinierska kancelária (meno na vyžiadanie – referenciu sprostredkujeme)