Inženýrská kancelář přešla za šest týdnů z Excelu do Odoo

Výchozí situace

Patnáct inženýrů a administrativních pracovníků, desítky paralelních konstrukčních projektů, žádný centrální systém. Nabídky vznikaly ve Wordu ze starých nabídek, hodiny žily v osobních excelových souborech, faktury se psaly, když si někdo vzpomněl, a daňový poradce dostával šanony PDF. Které projekty vydělávají, nevěděl nikdo před roční závěrkou – příliš pozdě na reakci.

Co jsme udělali

• Týden 1 – scoping. Jeden workshop, jedna nabídka s pevnou cenou: CRM, prodej se šablonami nabídek, projekty, výkazy hodin, fakturace. Nic víc – účetnictví zůstává u daňového poradce.
• Týden 2–4 – konfigurace. Šablony nabídek postaveny z pěti nejčastějších typů zakázek; hodinové sazby a fáze projektů nakonfigurovány; tři roky zákazníků a otevřených projektů importovány z Excelu.
• Týden 5 – export kompatibilní s DATEV. Fakturační data ve formátu, který načte software daňového poradce – žádná migrace účetnictví, žádné narušení compliance.
• Týden 6 – školení a spuštění. Dvě půldenní školení: jedno pro inženýry (výkazy, projekty), jedno pro kancelář (nabídky, faktury). Ostrý provoz od pondělí.

Výsledek

Nabídky odcházejí ještě totéž dopoledne – ze šablon, za tři hodiny místo dvou dnů. Hodiny přistávají na projektech denně, takže plán versus skutečnost je viditelný za každý projekt každý týden, ne jednou do roka. Měsíční fakturace je jedno odpoledne kontroly návrhů vygenerovaných z výkazů. A protože jde o Odoo Community, 12 pracovních míst stojí 0 Kč na licencích – celý rozpočet šel do konfigurace a školení.

„Poprvé víme, které projekty vydělávají, dokud ještě běží – ne o rok později v závěrce.“

Řídící společník, inženýrská kancelář (jméno na vyžádání – referenci zprostředkujeme)