Ingenieurbüro wechselt in sechs Wochen von Excel zu Odoo

Die Ausgangslage

Fünfzehn Ingenieure und Verwaltungskräfte, Dutzende parallele Konstruktionsprojekte, kein führendes System. Angebote entstanden in Word aus alten Angeboten, Stunden lebten in persönlichen Excel-Dateien, Rechnungen wurden geschrieben, wenn jemand daran dachte, und der Steuerberater bekam Ordner voller PDFs. Welche Projekte Geld verdienten, wusste niemand vor dem Jahresabschluss – zu spät, um zu reagieren.

Was wir gemacht haben

• Woche 1 – Scoping. Ein Workshop, ein Festpreisangebot: CRM, Verkauf mit Angebotsvorlagen, Projekte, Zeiterfassung, Rechnungsstellung. Nichts weiter – die Buchhaltung bleibt beim Steuerberater.
• Woche 2–4 – Konfiguration. Angebotsvorlagen aus den fünf häufigsten Auftragstypen aufgebaut; Stundensätze und Projektphasen konfiguriert; drei Jahre Kunden und offene Projekte aus Excel importiert.
• Woche 5 – DATEV-kompatibler Export. Rechnungsdaten exportieren wir in dem Format, das die Software des Steuerberaters einliest – keine Buchhaltungsmigration, kein Compliance-Risikoörung.
• Woche 6 – Schulung und Go-Live. Zwei halbe Tage: einer für Ingenieure (Zeiterfassung, Projekte), einer fürs Büro (Angebote, Rechnungen). Live an einem Montag.

Das Ergebnis

Angebote gehen am selben Vormittag raus – aus Vorlagen, in drei Stunden statt zwei Tagen. Stunden landen täglich auf Projekten; Plan-gegen-Ist ist pro Projekt wöchentlich sichtbar, nicht einmal im Jahr. Die Monatsabrechnung ist ein Nachmittag Durchsicht automatisch erzeugter Rechnungsentwürfe. Und weil es Odoo Community ist, kosten die 12 Arbeitsplätze 0 € Lizenz – das gesamte Budget floss in Konfiguration und Schulung.

„Zum ersten Mal wissen wir, welche Projekte Geld verdienen, während sie noch laufen – nicht ein Jahr später im Jahresabschluss.“

Geschäftsführender Gesellschafter, Ingenieurbüro (Name auf Anfrage – Referenz im Gespräch)